Chia sẻ bí quyết tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực bao gồm nhiều hoạt động đa dạng, từ viếc tổ chức lễ khai trương, kỷ niệm thành lập, khởi công cho đến các hội thảo, hội chợ triển lãm và rất nhiều dịch vụ khác. Tuy nghiên đây là một nghề khá mơi smẻ ở Việt Nam trong những năm gần đây nhưng tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp.

Trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ đến các bạn một số thông tin về tổ chức sự kiện và quá trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện được hiểu đơn giản là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể. Mục đích của tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt các thông điệp ý nghĩa đến với người tham dự sự kiện và xã hội.

Đồng thời, nâng cao hình ảnh, định vị thương hiệu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng thị trường, tạo thiện cảm với khách hàng. Chình vì vậy, Event được đánh giá là công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp.

Mục đích của tổ chức sự kiện

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty, nhưng đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định như sau:

- Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

- Nắm bắt yêu cầu của khách hàng: Trước hết phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất do khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản tóm lược, căn cứ vào bản tóm lược này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao.

- Lên ý tưởng, thiết kế sự kiện: Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện tập hợp một nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện, sau đó các ý tưởng sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.

- Lên kế hoạch tổ chức thực hiện: các vấn đề được quan tâm nhất là ngân sách, nguồn nhân lực thực hiện, nhà cung cấp dụng cụ thiết bị, vận chuyển như thế nào, phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra,…

- Tổ chức và theo dõi sự kiện: Khâu tổ chức là giai đoạn vô cùng quan trọng, phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của công việc được lên lịch trình trước đó và đúng tiến độ cũng như đảm bảo công việc chuẩn bị bao gồm cả chạy thử được hoàn thiện trước ít nhất 1 tiếng đồng hồ.

- Kết thúc sự kiện, tổng kết và rút kinh nghiệm: Sau khi buổi tổ chức event, sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết thành báo cáo ghi chép lại những điểm chưa được, những thiếu sót của toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực hiện để tổ chức một cuộc họp với mục đích rút kinh nghiệm cho việc tổ chức các sự kiện tiếp theo sau này.

Như vậy trên đây là một số thông tin cần thiết đến tổ chức sự kiện mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn kèm theo đó là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hi vọng rằng những thông tin được cung cấp trên bài viết sẽ góp ích nhiều cho các bạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến bài viết!